6.2. Formati e ordinamenti Come selezionare un blocco di celle, sommare i dati di un intero blocco, modificare la larghezza di una colonna, disegnare griglie, ordinare i dati. Spesso nei fogli di calcolo si devono inserire formule con molti operandi o molte formule che si assomigliano. I fogli di calcolo forniscono degli strumenti per scrivere formule applicate a grandi quantità di dati o scrivere, in modo efficiente e veloce, molte formule che si assomigliano. Come primo esempio partiamo dai dati relativi alla superficie dei continenti e alla loro popolazione, ma cerchiamo di ragionare pensando di avere a che fare con centinaia di righe di dati invece che con solo queste sette. Avviamo un nuovo foglio e salviamolo con il nome “continenti”. Poi eseguiamo le seguenti istruzioni: Cella Contenuto Formato A1 Dati relativi alla popolazione e alla superficie dei continenti Dimensione e colore a fantasia A3:C10 Ricopiamo i dati della tabella riportata sopra

Non è difficile ricopiare la tabella precedente, si incontra qualche difficoltà nelle celle B3 e C3. La cella B3 contiene un carattere posto a indice, come ottenerlo? Innanzitutto si scrivono tutti i caratteri che vogliamo appaiano: “Area (km2)”, poi con il mouse selezioniamo nella riga di immissione il solo carattere “2” e da Menu-Formato-Carattere-Posizione scegliamo “apice”. Confermando con invio otteniamo il risultato desiderato. La cella C3 contiene una scritta troppo lunga che esce dai bordi della cella stessa, vorremmo che fosse spezzata su due righe. Poniamoci in C3 e modifichiamo il formato della cella: Menu-Formato-Celle-Allineamento-A capo automatico. Ora vogliamo che il contenuto di queste celle sia visualizzato in grassetto e sia centrato: dopo aver selezionato le celle, tra le icone che si trovano nella barra di formattazione troviamo i pulsanti giusti da cliccare per ottenere questi effetti. Possiamo ripetere queste operazioni per ognuna delle celle oppure... Gli informatici sono estremamente pigri (addirittura più dei matematici), poiché odiano ripetere le stesse operazioni e gli stessi gesti hanno inventato delle macchine bravissime a ripetere stupide operazioni. Invece che modificare per tre volte il formato di una cella è possibile selezionare le tre celle e aggiustarne il formato in un solo colpo. Per selezionare un gruppo di celle contiguo e rettangolare basta cliccare sulla cella in alto a sinistra e, tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, trascinare il cursore fino alla cella in basso a destra. Quando si rilascia il tasto del mouse il colore delle celle selezionate apparirà invertito. Ora vogliamo aggiungere una riga che contenga i totali della superficie e della popolazione: Cella Contenuto Formato B11 =somma(B4:B10) Grassetto C11 =somma(C4:C10) Grassetto

Se ora effettuiamo un doppio clic nella cella B11 ci viene evidenziata la formula e la zona di celle su cui lavora. Dato che la somma di un gruppo contiguo di celle è molto frequente, ci sono molti modi per immettere queste formule. Proviamo a vederle, poi, a seconda dei casi useremo quello più comodo. Cancelliamo il contenuto delle celle B11:C11. Ci riportiamo nella cella B11 e: iniziamo a scrivere la formula: “=somma(“ selezioniamo con il mouse le celle B4:B10, chiudiamo la parentesi tonda e confermiamo con il tasto <Invio> Per la cella C11 proviamo ad usare un altro metodo. Una volta portati nella cella C11, clicchiamo l’icona della sommatoria che si trova in alto a sinistra della casella di inserimento se le scelte di Calc ci vanno bene, confermiamo la formula con il tasto <Invio>. I numeri, quando sono troppo lunghi, sono difficili da leggere e valutare, per facilitare questo compito si separano a gruppi di 3 con dei puntini i separatori delle migliaia (delle virgole per gli anglosassoni che usano invece il punto per separare la parte intera da quella decimale). Selezioniamo le celle da B4 a C11 e da Menu-Formato-Celle-Numeri sciegliamo il numero con il separatore delle migliaia e senza cifre decimali. A questo punto può succedere un effetto spiacevole, nella cella B11, dove prima c’era un numerone ora appaiono tre “cancelletti”: “###”. Cosa è successo? Modificando il formato del numero, ora la cella non è più abbastanza grande per contenerlo tutto. Poiché non è accettabile che un numero venga visualizzato solo in parte, quando non può essere contenuto in una cella, viene sostituito da un simbolo convenzionale: “###”. Per vedere di nuovo il nostro numero possiamo seguire una delle seguenti strade: 1. togliere i puntini delle migliaia, 2. diminuire le dimensioni del carattere, 3. allargare la cella. La soluzione più adatta nel nostro caso è la terza. Clicchiamo con il tasto destro del mouse sull’intestazione della colonna da allargare e dal menu a tendina che appare scegliamo la voce: Larghezza colonna. Nel campo di inserimento al posto di 2, 62 scriviamo 3 e confermiamo. La colonna si sarà allargata un pochino e il numero verrà di nuovo visualizzato. A volte può essere utile avere i dati ordinati rispetto ad un certo criterio. Se i continenti fossero decine o centinaia, per trovare i dati relativi ad uno di questi sarebbe comodo averli scritti in ordine alfabetico. Ma questo ordine non mi servirebbe per trovare il più grande o il più popolato. Possiamo dire al foglio di calcolo di ordinare le righe che vogliamo in base al contenuto di una colonna. Se vogliamo ottenere i continenti in ordine alfabetico selezioniamo il blocco di celle da A4 a C10 e attraverso il Menu-Dati-Ordina scegliamo come primo criterio la colonna A. Confermando otteniamo le righe ordinate, in ordine alfabetico dall’Africa all’Oceania. Se vogliamo i continenti ordinati dal più popolato al meno popolato, sempre dopo aver selezionato tutte le celle che contengono i dati da ordinare, scegliamo dal Menu-Dati-Ordina come primo criterio la colonna C e come ordine quello discendente. In un batter d’occhio ritroveremo i nostri dati ordinati per popolazione.

Riassumendo Con il mouse è possibile selezionare un blocco di celle. È possibile assegnare un formato a tutte le celle di un blocco. È possibile calcolare la soma dei numeri contenuti in blocchi di celle. È possibile disegnare i contorni delle celle. Si può ordinare un blocco di celle in base a diversi criteri. Spesso ci sono molti modi diversi per eseguire la stessa operazione. È importante saper usarne uno, poi gli altri si imparano con il tempo e con l’uso.